Ko prodajnik vsak dan po telefonu preverja zalogo, ročno pripravlja ponudbe in odgovarja na vprašanja o cenah, težava ni v njegovi učinkovitosti. Težava je v procesu. Najboljše funkcije B2B portala te ponavljajoče naloge prenesejo v okolje, kjer poslovni kupec samostojno naroča, preverja dokumentacijo in spremlja svoje odprte zadeve – prodajna ekipa pa se lahko osredotoči na odnose, pogajanja in rast poslovanja.
B2B portal ni javna spletna trgovina z drugim dizajnom. Je prodajno-operativno orodje, prilagojeno pravilom vašega podjetja, pogodbenim cenam, nabavnim procesom in internim sistemom naročnika. Dobro zasnovan portal zniža administrativno breme, skrajša čas od naročila do obdelave in kupcu zagotovi izkušnjo, ki jo danes pričakuje tudi v poslovnem okolju: hitre informacije, jasne pogoje in dostop brez čakanja.
B2B portal je prodajni kanal, ne spletni katalog
Največja napaka je, da portal obravnavate kot digitalni PDF katalog. Katalog prikazuje izdelke. B2B portal pa mora upoštevati, kdo je prijavljen, kakšne pogoje ima, kaj je že kupil, kdo v njegovem podjetju sme naročiti in v kateri fazi je posamezno naročilo.
Zato funkcionalnosti ne izbirajte po seznamu, temveč po realnih poslovnih scenarijih. Če imate 30 izdelkov in enoten cenik, ne potrebujete enake rešitve kot distributer s 15.000 artikli, več cenovnimi razredi, terenskimi komercialisti in ERP sistemom. Preveč funkcij lahko projekt podraži in oteži uporabo. Premalo funkcij pa pomeni, da zaposleni ostanejo ujeti v e-pošto, preglednice in ročno prepisovanje podatkov.
Prava rešitev naj podpre tisto, kar se v vašem podjetju dejansko dogaja med povpraševanjem, naročilom, potrditvijo, odpremo, računom in ponovnim nakupom.
Najboljše funkcije B2B portala za učinkovito poslovanje
Cene, katalogi in pogoji po meri kupca
V B2B prodaji en cenik redko velja za vse. Posamezni kupec ima lahko dogovorjene količinske popuste, posebne plačilne roke, omejen izbor izdelkov ali pogodbeno določene blagovne znamke. Portal mora zato po prijavi prikazati prave artikle, prave cene in pravilne pogoje za točno določeno podjetje oziroma uporabnika.
To ni le vprašanje udobja. Če kupec vidi napačno ceno, prodajnik izgubi čas s popravki, podjetje pa zaupanje. Če vidi svojo ceno takoj, lahko naročilo odda hitreje in z večjo gotovostjo. Pri obsežnih katalogih so ključni tudi napredno iskanje, filtri, pregledljive tehnične specifikacije, pakiranja, sorodni izdelki in jasen prikaz minimalnih količin naročanja.
Hitro naročanje za redne kupce
Poslovni kupci pogosto ne raziskujejo ponudbe od začetka. Naročajo izdelke, ki jih že poznajo. Zato mora portal omogočati ponovno naročilo iz zgodovine, osebne sezname priljubljenih artiklov, uvoz naročila iz datoteke in neposreden vnos šifer izdelkov ter količin.
Takšne funkcije so posebej pomembne pri veleprodaji, proizvodnji, tehničnem materialu in dobavi potrošnega blaga. Nabavnik, ki naroča 80 znanih artiklov, ne sme klikati skozi 80 posameznih strani. Hitrejša pot do košarice pomeni manj napak in več ponovnih naročil.
Dobro je predvideti tudi zahtevek za ponudbo. V določenih panogah končna cena nastane šele po preverjanju količin, rokov dobave ali posebnih zahtev. Portal ne sme siliti vsakega procesa v klasično spletno nakupovanje, če je za kupca in prodajno ekipo primernejša strukturirana oddaja povpraševanja.
Uporabniške vloge in potrjevanje naročil
V podjetju naročnika ista oseba pogosto ne izbira artiklov, odobrava stroškov in prejema računa. B2B portal mora to realnost podpirati z uporabniškimi vlogami. Eden od uporabnikov lahko sestavi košarico, vodja jo potrdi, računovodstvo pa ima dostop do računov in odprtih postavk.
Potrditveni procesi preprečujejo nepooblaščena naročila ter naročniku dajejo večji notranji nadzor. Hkrati zmanjšajo število zapletov pri dobavitelju, saj je jasno, kdo je naročilo oddal, kdo ga je odobril in kdaj se je status spremenil.
Stopnja kompleksnosti je odvisna od ciljne skupine. Za manjše partnerje je lahko dovolj en uporabnik na podjetje. Pri večjih organizacijah pa je smiselna večnivojska odobritev glede na vrednost naročila, stroškovno mesto ali kategorijo izdelkov.
Zaloga, dobavni roki in statusi naročil
Nejasna razpoložljivost je eden najpogostejših razlogov za klice prodajni službi. Portal mora prikazati zalogo na način, ki je poslovno uporaben: razpoložljivo takoj, omejeno na zalogi, po naročilu ali predviden datum dobave. Če podatka ne morete zanesljivo posodabljati, je bolj pošteno prikazati status kot natančno številko, ki hitro zastara.
Kupcu morajo biti po oddaji naročila dostopni tudi ključni mejniki: naročilo prejeto, v obdelavi, pripravljeno za odpremo, odpremljeno ali delno dobavljeno. Pri projektni in tehnični prodaji so koristni še podatki o dobavnih rokih, serijskih številkah ter povezani dokumentaciji.
S tem portal ne nadomesti osebne komunikacije pri zahtevnih primerih. Zmanjša pa število vprašanj, ki imajo enostaven, že obstoječ odgovor v vašem sistemu.
Integracija z ERP, CRM in računovodstvom
Brez povezave z internimi sistemi lahko portal ustvari nov administrativni problem. Če zaposleni naročila ročno prenašajo v ERP, se povečata strošek obdelave in možnost napak. Integracija omogoča, da se izdelki, cene, zaloge, partnerji, naročila in statusi usklajujejo samodejno ali po vnaprej določenih pravilih.
ERP je praviloma vir podatkov za artikle, zaloge in poslovne pogoje. CRM lahko prodajniku pokaže aktivnost kupca, odprte priložnosti in zgodovino komunikacije. Računovodski sistem pa skrbi za račune, dobropise in odprte terjatve. Ni nujno, da se v prvem koraku poveže vse. Pogosto je najbolj smiselno začeti s prenosom naročil in katalogom, nato pa nadgraditi pregled računov ali napredne avtomatizacije.
Odločilno je, da so odgovornosti za podatke jasne. Portal je lahko odlično izdelan, vendar bo kupca razočaral, če so v njem zastarele zaloge, napačni opisi ali neusklajene cene.
Dokumenti, računi in samopostrežni dostop
Kupci ne potrebujejo samo izdelkov. Potrebujejo predračune, račune, dobavnice, certifikate, varnostne liste, navodila in tehnične risbe. Ko so dokumenti dostopni znotraj uporabniškega računa, se zmanjšajo e-poštne zahteve, uporabnik pa jih najde tudi mesece po nakupu.
Posebno vrednost ima pregled odprtih računov in plačilnih rokov. Ta funkcija je primerna, kadar so podatki iz računovodstva ažurni in pravilno dostopni le pooblaščenim uporabnikom. V nasprotnem primeru je bolje začeti z osnovnim arhivom dokumentov in zanesljivo nadgradnjo načrtovati pozneje.
Analitika, ki pokaže poslovni učinek
B2B portal ni zaključen ob objavi. Spremljati morate, kateri kupci naročajo, katere kategorije rastejo, kje uporabniki opustijo košarico in koliko naročil je prišlo brez posredovanja prodajne ekipe. To so podatki za izboljšanje prodajnega procesa, ne le za mesečno poročilo.
Uporabna analitika poveže digitalne aktivnosti s konkretnimi kazalniki: vrednostjo naročil, pogostostjo ponovnih nakupov, časom obdelave, številom podpore potrebnih zahtevkov in uporabo funkcij. Če kupci pogosto iščejo izdelek, ki ga ne najdejo, imate signal za izboljšanje iskalnika, strukture kataloga ali ponudbe. Če večina naročil prihaja iz nekaj priljubljenih seznamov, veste, kateremu procesu dati prednost pri nadgradnji.
Katere funkcije izbrati najprej?
Začetna prednost naj bo vedno na funkcijah, ki odpravljajo največ ročnega dela ali neposredno vplivajo na naročanje. Pri večini podjetij so to prijava poslovnih kupcev, personalizirane cene, jasen katalog, hitro ponovno naročanje in prenos naročil v obstoječi poslovni sistem.
Šele nato pridejo naprednejše možnosti, kot so večstopenjske odobritve, kompleksna pravila popustov, prodajni limiti, personalizirane promocije ali avtomatizirani predlogi izdelkov. Te funkcije imajo veliko vrednost, vendar le, če temeljni podatki in osnovni potek naročanja že delujejo brez napak.
Pred začetkom projekta pripravite odgovore na nekaj konkretnih vprašanj: Kdo so uporabniki portala? Katere informacije danes najpogosteje iščejo po telefonu? Iz katerega sistema prihajajo cene in zaloge? Kdo skrbi za artikle in dokumentacijo? Kako boste merili uspeh šest mesecev po objavi? Jasni odgovori preprečijo drage spremembe tik pred lansiranjem.
Varnost, hitrost in podpora niso dodatki
B2B portal obdeluje poslovne podatke, pogodbene cene in dokumente. Zato potrebuje urejeno upravljanje dostopov, varne prijave, redne varnostne posodobitve, varnostne kopije in sledljivost pomembnih aktivnosti. Pri večjih partnerjih so lahko zahteve glede prijave, pravic dostopa in varovanja podatkov celo pogoj za začetek sodelovanja.
Enako velja za hitrost. Počasno nalaganje velikega kataloga, neodzivno iskanje ali zapletena mobilna uporaba neposredno znižujejo uporabo portala. Terenski komercialist in nabavnik pogosto ne sedita za isto pisarniško napravo, zato mora rešitev delovati zanesljivo tudi na telefonu in tablici.
Tauria B2B portal načrtuje kot del širšega prodajnega sistema – od uporabniške izkušnje in razvoja po meri do integracij, analitike, vzdrževanja in dolgoročne podpore. Cilj ni več funkcij na seznamu, temveč manj administracije in več naročil, ki pridejo pravilno obdelana v vaš proces.
Najboljša naslednja poteza je preprosta: popišite tri naloge, ki jih vaša ekipa pri obdelavi naročil ponavlja vsak dan. Prav tam se običajno skriva prva funkcija portala, ki se bo najhitreje povrnila.
